Une gestion efficace des documents légaux

– Transports Chabas –

Aurélien Coudray, Responsable Qualité, a connu un avant GedTrans et un après GedTrans. Pour collecter les documents légaux de ses 250 affrétés, il apprécie la plate-forme et son accompagnement de qualité.

Basé à Cavaillon, dans le Vaucluse (84), Transports Chabas est une société historique, née en 1951. Elle est spécialisée dans le transport de denrées périssables sous température dirigée, sur une zone Grand Sud, allant de Bordeaux à Nice. Ses deux marchés phares : le vin conditionné et les produits pharmaceutiques. Employant 500 personnes, l’entreprise familiale est à la tête de 500 cartes grises dont 200 moteurs.

Les contraintes organisationnelles face à la gestion de l’obligation de vigilance

Aurélien Coudray, Responsable Qualité du Groupe, utilise GedTrans depuis 2015. Il rappelle les contraintes de la gestion documentaire de ses sous-traitants prestataires de transport, et souligne les bénéfices opérationnels de la solution dématérialisée GedTrans :

«À partir de 2011, suite aux évolutions réglementaires relatives à la vérification des documents, c’est-à-dire l’obligation de vigilance que nous avons à l’égard de nos sous-traitants prestataires de transport, nous avons commencé à assurer une gestion interne de ce changement. Nous avons engagé une collecte des documents requis, avec un système d’alerte sur Excel.

Le processus s’est avéré rapidement très fastidieux pour nos collaborateurs. Et pas très concluant en termes de productivité, les relances nécessaires étant très chronophages. Par téléphone et par mail, puis par l’envoi de courriers recommandés en dernier recours, nous avions le devoir de mettre tout en œuvre pour récupérer auprès de nos affrétés les attestations Urssaf, d’assurance, les attestations de travailleurs étrangers, etc.

A minima, ce travail représentait cinq heures de travail par mois sur chaque site. Nous en dénombrons douze dans le Groupe Chabas… En conséquence, nous avons étudié la possibilité d’une gestion informatique externe. Quand GedTrans est apparue, se distinguant par une vraie spécialisation sur les documents de transport, nous avons été l’un des premiers à signer !

Retour d’expérience sur la mise en place d’une gestion fournisseur externe

Le progiciel GedTrans s’est avéré bien plus efficace que notre processus un peu laborieux. Il faut dire que la sous-traitance représente la moitié de nos flux, et implique un total d’environ 250 affrétés. Nous travaillons avec des partenaires réguliers, le transport «spot» étant peu exploité chez Chabas. En effet, nous sommes des spécialistes de la température dirigée. Nous faisons de la messagerie, de la distribution de marchandises de détail sur les derniers kilomètres, en milieu urbain, auprès des professionnels. Nous nous appuyons donc sur des acteurs locaux, régionaux, souvent des TPE et des artisans.

Une gestion efficace des documents légaux permet non seulement de répondre à l’obligation de vigilance, mais aussi de contrôler la santé économique de nos nombreux partenaires. La bonne collecte de ces données touche à la maîtrise de nos processus externalisés, dans le cadre de la norme ISO 9001. Nous sommes également chartés objectif CO2. Sur le plan de l’archivage, toutes les données sont sur la plate-forme GedTrans. La recherche de documents est intuitive.

GED documents légaux KBIS et transport LICENCE CERTIFICATION

Je tiens également à souligner l’accompagnement de qualité dont nous bénéficions avec les équipes GedTrans. D’un point de vue opérationnel ou technique, tout le monde est très réactif. Les délais de réponse sont rapides. Année après année, nous avons augmenté notre portefeuille de collaboration avec la plate-forme, tout en conservant une vraie relation de partenariat.

Un exemple : nous avons obtenu des développements spécifiques, afin d’ajouter d’autres documents pouvant être demandés à nos affrétés. J’ai envoyé à GedTrans des formulaires vierges. Résultat : j’ai retrouvé les documents signés par chacun de nos sous-traitants sur la plate-forme. Bien pratique ! Il s’agit ici de documents moins essentiels que les précédents, mais qui restent très importants pour nous.

Gagner du temps et sécuriser ses propres clients

Dans le sens inverse, à l’égard de nos propres donneurs d’ordres, GedTrans vérifie que nos documents légaux et nos documents de transport sont à jour. Le service client les vérifie sur des sites officiels et les met à disposition de nos clients. À partir de la plate-forme et de manière très simple, en cochant les fichiers légaux et normatifs, nous pouvons les envoyer par mail. D’où un gain de temps notable.

Tout ce processus sous-traité nous ne nous dégage pas de l’obligation de résultat, mais il nous soulage largement au niveau des moyens déployés !» 

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